01 Allgemeines

Der Open Air Guide der Vienna Club Commission macht es Veranstalter*innen einfacher unter freiem Himmel zu veranstalten. Darin sind Praxistipps und wichtige Vorschriften enthalten. In Kapitel 1/8 bekommst du allgemeine Infos zu Anmeldung, Fristen, Gebühren, etc.

Inhalt

01.1 Einleitung

Open-Air-Veranstaltungen zu organisieren kann grundsätzlich fast jede*r. Im Gegensatz zu Indoor-Veranstaltungen fehlt jedoch die komplette Infrastruktur und der Anmeldeprozess ist heikler, weshalb die Planung und Durchführung wesentlich komplexer ausfallen. Mit diesem Leitfaden möchten wir Veranstalter*innen einen Überblick über die gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen sowie zusätzliche Praxistipps mitgeben, um das Organisieren einer Freiluftveranstaltung zu vereinfachen.

Gutes Gelingen für euer nächstes Open Air!

Disclaimer: Die Vienna Club Commission hat den Leitfaden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und verfasst. Der Leitfaden ist allerdings kompakt ausgeführt und beschreibt nicht sämtliche Regelungen und Verordnungen, deshalb ist kein Anspruch auf Vollständigkeit gegeben und deshalb wird auch keine Haftung für eventuell entstandene Schäden übernommen wird. Sämtliche mit „Hinweis/ Praxistipp“ markierten Zusatzinformationen sind keine allgemein gültigen Regeln oder Verordnungen, sondern Fallbeispiele aus der Praxis ohne Garantie einer Durchführbarkeit.

01.2 Anmeldeprozess

Grundsätzlich sind fast alle Veranstaltungen anmelde- oder anzeigepflichtig. Dafür zuständig ist die MA 36.

In jedem Fall müsst ihr sicherstellen, dass der Veranstaltungsort für Veranstaltungen geeignet ist. In erster Linie geht es dabei immer darum, dass niemand gefährdet wird und sich niemand gestört fühlt.

Wie das zu garantieren ist, ist je nach Ort unterschiedlich. Mehr findet ihr dazu unter Kapitel 3 „Wo möchtest du dein Open Air veranstalten?“.

Je nach Kapazität und geplanter Lautstärke kann der Anmeldeprozess mehr oder weniger aufwendig ausfallen, weshalb ihr euch im Vorfeld sehr klar darüber sein solltet, welche Dimension euer Open Air annehmen wird. Es gilt hier, zwischen anzeige- und anmeldepflichtigen Veranstaltungen zu unterscheiden.

Anzeigepflichtige Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die keinen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, über welche die Behörde aber informiert werden muss.

Anzeigepflichtig ist eine Veranstaltung dann, wenn sie innerhalb eines Rahmens stattfindet, in dem die Behörde davon ausgeht, dass auch ohne besondere Auflagen niemand gestört oder gefährdet wird.

Veranstaltungen mit wenigen Besucher*innen, bei denen kein Verdacht besteht, dass sie eine Lärmbelästigung darstellen, können sich so den aufwendigen Genehmigungsprozess sparen. Bestehen daran Zweifel, kann die Behörde die Anzeige auch zurückweisen. Daher gilt es, die Anzeigepflicht im Vorhinein mit der Behörde abzuklären und die Veranstaltung rechtzeitig anzuzeigen, sodass ihr im Fall eines Einspruchs darauf reagieren könnt.

Für Open Airs gelten hier folgende Kriterien für anzeigepflichtige Veranstaltungen:

  • Veranstaltungen mit Musik mit bis zu 299 Besucher*innen gleichzeitig im Freien oder mit bis zu 199 Besucher*innen in Zelten.

  • Die Lärmgrenzwerte nach § 23 Abs. 3 des Wiener Veranstaltungsgesetzes dürfen nicht überschritten werden (z. B. von 7 bis 22 Uhr max. 55 dB [LAeq] in städtischen Wohngebieten).

  • Die Veranstaltung muss ausschließlich innerhalb der gesetzlichen Sperrzeiten stattfinden (06–22 Uhr).

  • Die Veranstaltung darf kein besonderes Gefahrenpotenzial für die in § 18 Abs. 1 (Wr. VG) genannten Schutzinteressen (Vermeidung einer Gefährdung der Betriebssicherheit; Vermeidung einer Gefahr für Leben oder Gesundheit von Menschen; Vermeidung einer unzumutbaren Belästigung der Umgebung; Umweltschutz – insbesondere Boden, Wasser, Luft, Licht und Klima –; bau-, feuer-, gesundheits- oder sicherheitspolizeiliche Gründe; Jugendschutz; Tierschutz und veterinärrechtliche Aspekte; abfallrechtliche Gründe) aufweisen.

  • Die Veranstaltung muss ohne Aufbauten, Gegenstände oder technische Einrichtungen, für die besondere Sachkenntnisse erforderlich sind, stattfinden.

Sobald eure Veranstaltung einem dieser Kriterien nicht entspricht, ist sie anmeldepflichtig!

Anzeigepflichtige Veranstaltungen können auch an Orten stattfinden, die keine Eignungsfeststellung haben. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Achtung: Auch wenn eure Veranstaltung „nur“ anzeigepflichtig ist, müsst ihr alle grundlegenden Regeln des Veranstaltungsgesetzes einhalten.

Anmeldepflichtige Veranstaltungen dürfen nur an Orten abgehalten werden, für die eine Eignung festgestellt wurde. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Im Zuge der Anmeldung wird einerseits geprüft, ob du als Veranstalter*in die notwendigen Voraussetzungen erfüllst (Kapitel 02). Andererseits wird die Eignung des Veranstaltungsortes festgestellt und die Sperrstunde wird festgelegt. Dafür ist neuerdings nur mehr ein Antrag notwendig.

In der Eignungsfeststellung werden alle Auflagen festgehalten, die zur Durchführung einer Veranstaltung an einem bestimmten Ort eingehalten werden müssen. Ob für einen Ort schon einmal eine Eignung festgestellt wurde, erfährt man bei dem*der Besitzer*in.

Um allen Beteiligten Zeit und Nerven zu sparen, ist es wichtig, dass ihr eure Anmeldung unter Absprache mit den Behörden gut vorbereitet. Es lohnt sich daher jedenfalls, rechtzeitig einen Besprechungstermin bei der MA 36 wahrzunehmen.

Wurde für einen Ort schon einmal eine Eignung festgestellt, die euren Ansprüchen genügt, kann diese unabhängig von Veranstalter*in und Veranstaltungsart erneut verwendet werden. Ob schon einmal eine Eignung festgestellt wurde, erfahrt ihr bei dem*der Eigentümer*in des Veranstaltungsortes. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Bei der Anmeldung ist also nur noch anzugeben, auf welche Eignung sich der Antrag bezieht. Dabei ist darauf zu achten, dass die eingereichte Veranstaltung in Bezug auf Besucher*innenzahl und Lärmemissionen die Eignung nicht übersteigen darf. Hier wird nur mehr geprüft, ob der*die Veranstalter*in die notwendigen Voraussetzungen erfüllt. Ist das der Fall, wird die Veranstaltung genehmigt.

Zu beachten ist bei Musikveranstaltungen auch, dass die Position der Bühne und die Richtung, in die die Lautsprecher schallen, der Eignung entsprechen müssen und genehmigungspflichtig sind.

Soll die maximale Kapazität, die Sperrzeiten oder die Lautstärke die in der bestehenden Eignung festgelegten Werte überschreiten, ist das auf jeden Fall genehmigungspflichtig, fällt somit aus dem Rahmen der vereinfachten Anmeldung und muss den normalen Anmeldeprozess durchlaufen. 

Doch auch wenn die geplante Veranstaltung deutlich kleiner ist als die in der Eignung festgestellte Veranstaltung, lohnt es sich unter Umständen, mit der MA 36 in Kontakt zu treten, da einige Auflagen unverhältnismäßig zum geplanten Unterfangen sein könnten.

Kleine Änderungen wie die Verminderung der Personenzahl, die Veränderung der Bestuhlung ohne Erhöhung der Personenzahl, der Austausch von gleichartigen Maschinen, Geräten oder Ausstattungen und geringfügige Änderungen, welche die Fluchtwege und Ausgänge oder tragende Bauelemente nicht beeinträchtigen, müssen nur noch angezeigt, aber nicht mehr genehmigt werden.

Mit dem Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 (Wr. VG) wurden die Einreichfristen (Zeitpunkt, bis zu welchem eine Veranstaltung spätestens eingereicht werden muss) durch Erledigungsfristen ersetzt.

Das bedeutet, dass das zuständige Magistrat innerhalb des gesetzlich geregelten Zeitrahmens eine Entscheidung bezüglich der Zu- oder Absage einer Veranstaltung erteilen muss.

Die Erledigungsfristen sind wie folgt festgelegt.

  • Anzeigepflichtige Veranstaltungen
    • Spätestens eine Woche vor Beginn der Veranstaltung muss eingereicht werden.
    • Die Veranstaltung muss nicht genehmigt werden, die Behörde kann die Anzeige zurückweisen. Solltet ihr nach einer Woche Erledigungsfrist keine Rückmeldung erhalten haben, ist eure Veranstaltung angezeigt und darf stattfinden.
    • Ergibt sich aus der Anzeige, dass die Veranstaltung anmeldepflichtig ist (§ 4), hat die Behörde dies festzustellen und die Veranstaltung zu untersagen.

  • Anmeldepflichtige Veranstaltungen
    • ein Monat bei bis zu 5.000 Gästen
    • drei Monate bei über 5.000 Gästen

  • Vereinfachte Anmeldung (nur bei bestehender Eignungsfeststellung)
    • zwei Wochen bei bis zu 5.000 Gästen
    • vier Wochen bei über 5.000 Gästen

Praxistipp: Zum Zeitpunkt, als dieser Leitfaden verfasst wurde, gab es leider wenig Erfahrungswerte aufgrund von Covid-19 und dem damit einhergehenden Verbot von Veranstaltungen. Die Erfahrung der letzten Jahre hat dennoch gezeigt, dass ihr immer früher einreichen sollt als durch Fristen angegeben. Selbst wenn die Behörden euch innerhalb eines Monats eine Absage erteilen, könnt ihr immer noch nachbessern und erneut einreichen. Dementsprechend gilt: Je früher ihr dran seid, desto mehr Möglichkeiten zur Anpassung gibt es und umso wahrscheinlicher wird eure Veranstaltung stattfinden.

  • Amtlicher Lichtbildausweis beziehungsweise Reisedokument für EWR-Bürger*innen. Nicht-EWR-Bürger*innen müssen einen*eine Geschäftsführer*in mit Wohnsitz in einem EWR-Vertragsstaat bestellen

  • Meldezettel der Veranstalter*innen, wenn die in der Anmeldung angegebene Meldeadresse außerhalb Österreichs liegt

  • Gegebenenfalls Auszug aus dem Firmenbuch bzw. Auszug aus dem Vereinsregister

  • Wenn eine bevollmächtigte Person die Anmeldung der Veranstaltung vornimmt: Vollmacht der Veranstalter*innen

  • Erklärung der Zuverlässigkeit oder Unterlagen, aus denen Verurteilungen oder Bestrafungen wegen im Ausland verwirklichter strafrechtlicher Tatbestände hervorgehen

  • Genehmigung für den Veranstaltungsort

  • Veranstaltungsbeschreibung
    • Veranstaltungsart
    • Beschreibung des Ablaufs der Veranstaltung
    • Höchstzahl der gleichzeitig und insgesamt anwesenden Besucher*innen sowie der sonst anwesenden Personen
    • Datum und Uhrzeit: Tag(e) der Veranstaltung unter genauer Angabe des Beginns und der Dauer
    • Ort der Veranstaltung und Bezeichnung der Veranstaltungsstätte (einschließlich Angaben über die Lage der Räumlichkeiten)
    • Angaben über musikalische Darbietungen oder sonstige lärmintensive Tätigkeiten

  • Gegebenenfalls: Liegt für Teile einer Veranstaltungsstätte bereits eine Eignungsfeststellung (muss gleicher Aufbau/gleiches Set-up sein) vor, ist bei der Anmeldung darauf hinzuweisen

Plant ihr eine Veranstaltung an einem Ort, für den noch keine oder nur teilweise eine Eignungsfeststellung vorliegt, benötigt ihr überdies in zweifacher Ausfertigung:

  • Pläne und Skizzen zum Veranstaltungsort inkl. Aufbauten
  • Verzeichnis und Beschreibung der technischen Geräte, Anlagen und Einrichtungen
  • schalltechnischer Nachweis nach Maßgabe des Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 § 23 Abs. 6
  • bei mehr als 1.000 gleichzeitig teilnehmenden Besucher*innen: Haus- oder Platzordnung
  • bei mehr als 2.000 insgesamt teilnehmenden Besucher*innen: Abfallkonzept
  • bei mehr als 5.000 gleichzeitig teilnehmenden Besucher*innen: Sicherheits- und Sanitätskonzept
  • Im Laufe des Verfahrens können noch weitere Unterlagen angefordert werden.

Open Airs finden fast immer an Orten statt, die keine Betriebsanlage und deshalb keine Betriebsanlagengenehmigung haben. Die Behörde muss feststellen, ob und unter welchen Umständen der Ort für die Veranstaltung, die du planst, geeignet ist. Diesen Prozess nennt man die Eignungsfeststellung. Sie kann bei großen Veranstaltungen mit komplexen Aufbauten, Technik- und Gastronomieanlagen etc. (zeit-)aufwendig und kostspielig ausfallen.

Mit dem neuen Veranstaltungsgesetz änderte sich auch einiges in puncto Eignungsfeststellung. Diese können künftig unabhängig von Veranstalter*in und Veranstaltungsart wiederverwendet werden. Anders gesagt muss die Behörde künftig an Orten, an denen schon einmal Veranstaltungen durchgeführt wurden, weitere Veranstaltungen unter denselben Bedingungen ohne erneute Prüfung der örtlichen Gegebenheiten erlauben.

Achtung: Sollten maßgebliche Veränderungen am Gelände vorgenommen, die Kapazität oder die Lautstärke erhöht werden, so muss auch trotz bestehender Eignungsfeststellung eine sogenannte spezielle Eignungsfeststellung beantragt werden. Im Rahmen dieser werden künftig nur mehr die notwendigen Änderungen innerhalb einer bestehenden Eignungsfeststellung verhandelt. Dies ist beispielsweise bei einer Änderung des Bühnenstandortes oder der Schallrichtung der Lautsprecher der Fall.

Folgende Änderungen müssen nur angezeigt, aber nicht genehmigt werden:

  • Verminderung der Personenzahl
  • Austausch von gleichartigen Maschinen, Geräten oder Ausstattungen
  • geringfügige Änderungen, welche die Fluchtwege und Ausgänge oder tragende Bauelemente nicht beeinträchtigen
  • Veränderung der Bestuhlung ohne Erhöhung der Personenzahl

Die Anmeldung eurer Veranstaltung kann online, schriftlich und in zweifacher Ausfertigung per Post oder Fax oder direkt bei der MA 36 erfolgen.

MA 36 – Technische Gewerbeangelegenheiten, behördliche Elektro- und Gasangelegenheiten, Feuerpolizei und Veranstaltungswesen
Dresdner Straße 75, 1200 Wien, 4. Stock, Zimmer 420
Telefon: +43 1 4000 36336
E-Mail: event@ma36.wien.gv.at
Öffnungszeiten des Eventcenters:
Mo.–Mi. 7.30–15.30 Uhr
Do. 7.30–17 Uhr
Fr. 7.30–15.30 Uhr

Kosten der Bescheinigung der rechtswirksamen Anmeldung einer Veranstaltung nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz (Stand Jänner 2020):

  • bis 500 Personen: 18,00 Euro
  • über 500 Personen: 50,00 Euro
  • bis 100 Personen: 13,08 Euro
  • bis 300 Personen: 26,88 Euro
  • bis 500 Personen: 53,05 Euro
  • über 500 Personen: 105,37 Euro

Bewilligung der Festsetzung einer späteren Sperrstunde nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz: 49,05 Euro.

Im Falle einer Eignungsfeststellung werden je nach Aufwand 250 - 300 Euro zusätzlich auf euch zukommen.

(Stand jeweils Jänner 2020)

01.2.1 Kapazität/ Fassungsvermögen

Im Zuge einer Eignungsfeststellung wird die Kapazität eines Veranstaltungsortes festgelegt.

Für Veranstaltungsorte ohne Eignungsfeststellung gelten für die Berechnung der maximalen Kapazität folgende Regeln:

  • für Sitzplätze an Tischen und bei Ausstellungsräumen: eine Person je Quadratmeter Grundfläche des Veranstaltungsraumes
  • für Sitzplätze in Reihen: zwei Personen je Quadratmeter Grundfläche des Veranstaltungsraumes
  • für Stehplätze auf Stufenreihen: zwei Personen je Laufmeter Stufenreihe
  • für sonstige Stehplätze: drei Personen je Quadratmeter Grundfläche des jeweiligen Bereichs (wobei Verkehrs- und Fluchtwege nicht mitzurechnen sind)

Für Sitzplatzreihen gelten außerdem folgende Regeln:

Im Freien dürfen in einer Sitzplatzreihe, welche von zwei Seiten zugänglich ist, höchstens 40 Sitzplätze angeordnet sein. Ist der Zugang nur von einer Seite her möglich, sind in der Sitzplatzreihe höchstens 20 Sitzplätze zulässig. 

Für Veranstaltungen im Freien genügt auch eine Berechnung der anwesenden Personen aufgrund der Größe der Flächen und der Anzahl von Personen pro Flächeneinheit durch eine für solche Frequenzzählungen sachkundige Person, wenn die Veranstaltungsstätte keine räumlich begrenzte Einheit (z. B. durch Umzäunung) bildet. 

01.2.2 Auflagen je nach Kapazität/Fassungsvermögen

Veranstalter*innen sollte bewusst sein, dass man ab 500 Personen bei den Behörden größere Aufmerksamkeit erregt und Pläne, Skizzen sowie die behördlichen Auflagen achtsamer kontrolliert werden.

Je präziser eure Veranstaltung auf den Einreichunterlagen beschrieben ist, desto wahrscheinlicher ist ein reibungsloser Genehmigungsprozess. 

Bei Veranstaltungen, zu denen gleichzeitig 1.000 bis 5.000 Personen erwartet werden, braucht ihr Notärztinnen*Notärzte und Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen. Die genaue Anzahl des erforderlichen Sanitätspersonals muss von einem gesetzlich zugelassenen Rettungsdienst festgelegt werden. Für Veranstaltungen über 5.000 Personen braucht ihr ein mit dem Rettungsdienst der Stadt Wien abgestimmtes Sanitätskonzept, das neben der genauen Anzahl des Sanitätspersonals auch die notwendige notfallmedizinische Ausstattung und Ausrüstung beinhaltet (§ 30 Wiener Veranstaltungsgesetz 2020  (Wr. VG)).

Außerdem kann das Magistrat oder auch die Landespolizeidirektion eine Anzahl an Polizeibeamtinnen*Polizeibeamten bestimmen, die während der Veranstaltung durchgehend vor Ort sein müssen und denen jederzeit Zugang zum Gelände gewährt werden muss. Im Regelfall können bei Veranstaltungen ab 1.000 Besucher*innen zumindest drei Polizist*innen vorgeschrieben, bei größeren Veranstaltungen dementsprechend mehr. Seit dem Inkrafttreten des Wiener Veranstaltungsgesetz 2020  (Wr. VG) müssen bei Veranstaltungen ab 5.000 Personen Sicherheitskonzepte gemeinsam mit der Polizei erstellt werden.

Die Kosten für die Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen, die Notärztinnen*Notärzte sowie die Polizeibeamtinnen*Polizeibeamten trägt der*die Veranstalter*in, weshalb deren Anzahl frühzeitig abgeklärt werden sollte, um die Summe in die Kalkulationen zu inkludieren. Der Stundenlohn kann variieren, liegt aber im Regelfall für Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen bei 20 Euro pro Stunde, für Notärztinnen*Notärzte bei 75 Euro pro Stunde und für Polizeibeamt*innen bei 17 Euro pro angefangene halbe Stunde. Es werden auch die benötigten Einsatzfahrzeuge verrechnet. Ein Rettungswagen kostet 80 Euro pro Stunde und ein Dienstfahrzeug der Polizei 13 Euro pro angefangene halbe Stunde.

Die Kosten für Polizeibeamt*innen sind in der Verordnung für Sicherheitsgebühren festgehalten. Die 17 Euro pro angefangene halbe Stunde gelten nur zwischen 06:00 und 22:00 Uhr. Zwischen 22:00 und 06:00 Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen erhöht sich der Stundensatz auf 26 Euro pro angefangene halbe Stunde. Dementsprechend kann festgehalten werden, dass je nach erwarteten Besucher*innen-Zahl auch die Kosten für Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen, Notärztinnen*Notärzte und Polizeibeamt*innen steigen. 

Praxistipp: Wenn die Anwesenheit der Polizei vorgeschrieben wird, dann sind es immer mindestens drei Polizist*innen – ein*e Kommandant*in, ein*e Jurist*in und ein*e Beamter*Beamtin.

01.2.3 Öffnungszeiten

Allgemein gelten für sämtliche Veranstaltungen im Freien oder in Zelten folgende Sperrzeiten:

  • Beginn: frühestens 06:00 Uhr
  • Ende: spätestens 22:00 Uhr
  • Ausnahmen:
    • 01:00 Uhr in der Nacht vom 31.12 auf den 01.01
    • In „Volksbelustigungsorten“ (z. B. Wiener Prater) gilt die Sperrstunde ab 01:00 Uhr.

Unter „Sperrzeit 22:00 Uhr“ ist der komplette Veranstaltungsschluss gemeint, d. h., genau genommen müssen zu diesem Zeitpunkt sämtliche Besucher*innen das Veranstaltungsgelände verlassen haben, was bei größeren Veranstaltungen bedeutet, dass die Musik um 21:30 Uhr enden muss, um genug Zeit für die Räumung des Geländes zu haben.

Praxistipp: In der Praxis und bei einem unproblematischen Veranstaltungsverlauf werden die Behörden ein Musikende um 22:00 Uhr und eine Räumung danach gewähren. Sollte es jedoch vermehrt zu Beschwerden durch Anrainer*innen kommen, kann euch die Behörde zu einem früheren Musikstopp und damit zu einem punktgenauen Veranstaltungsende um 22:00 Uhr verpflichten. 

Auf Nummer sicher gehen könnt ihr mit der Beantragung einer Sperrstundenstreckung, die euch einfacher gewährt wird, wenn ein Musikstopp um 22:00 Uhr garantiert wird.

Prinzipiell gibt es die Möglichkeit einer Sperrstundenstreckung, d. h. einer Verschiebung der Sperrstunde über 22:00 Uhr hinaus.

Abweichende Sperrzeiten kann die MA 36 nach Anhörung der Landespolizeidirektion Wien und dem*der Bezirksvorsteher*in unter Vorschreibung geeigneter Auflagen festlegen, wenn:

  • dies aus sicherheitspolizeilichen Gründen, aus Gründen des Jugendschutzes, zur Wahrung anderer öffentlicher (meist kultureller) Interessen oder zur Vermeidung einer durch die Veranstaltung verursachten unzumutbaren Belästigung der Umgebung möglich ist.

Im Einzelfall auf Antrag, wenn:

  • dies unter Bedachtnahme auf die Art der Veranstaltung begründet ist, keine Gefahr unzumutbarer Belästigung der Umgebung besteht und öffentliche Interessen nicht beeinträchtigt werden.

Achtung: Über abweichende Sperrzeiten wird erst im Zuge des Anmeldeverfahrens entschieden. Das heißt je nach Einreichung gelten ein bis drei Monate Erledigungsfrist. Ihr solltet eure Veranstaltung also früh genug anmelden, damit rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn Gewissheit über eure tatsächliche Sperrzeit herrscht. Deshalb ist es umso wichtiger, früh genug mit den Behörden und vor allem dem Bezirk in Kontakt zu treten, um einschätzen zu können, ob die Sperrstundenerstreckung gewährt wird.

01.2.4 Eintritt

Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Eintrittsmodelle, nämlich den freien Eintritt, Eintrittsgelder oder Spenden.

Je nachdem welche Variante auf euch zutrifft, gibt es unterschiedlicher Faktoren, die ihr dabei zu beachten habt, allgemein gibt es jedoch eine finanzielle Grenze, ab der es für alle – auch für Vereine – ein wenig komplizierter wird.

Ab 35.000 Euro Jahresumsatz gilt die Umsatzsteuerpflicht.

Zusätzlich zur Umsatzsteuerpflicht gibt es die Registrierkassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz oder 7.500 Euro Bargeldeinnahmen (jeweils netto).

Diese ist nicht zu verwechseln mit der Belegerteilungspflicht, welche unabhängig vom gesamten Jahresumsatz immer gültig ist. Das bedeutet, dass für jede Zahlung ein Beleg erstellt und dem*der Kunden*Kundin überreicht werden muss.

Grundsätzlich seid ihr aufgrund der Kalte-Hände-Regelung erst ab 30.000 Euro netto Jahresumsatz registrierkassenpflichtig, sofern diese Einnahmen ausschließlich im Freien entstehen (für Indoor-Bars gelten 7.500 Euro). „Ausschließlich“ ist hier wortwörtlich zu nehmen, da bereits ein Euro Umsatz indoor die Kalte-Hände-Regelung außer Kraft setzt.

Solltet ihr jedoch ein größeres Open Air planen und mit höheren Umsätzen rechnen, lasst euch zusätzlich beraten, da es sehr unterschiedliche Systeme gibt, die sich in Handhabung und Preis unterscheiden.

Praxistipp: Es bietet sich an, sich für simple Registrierkassensysteme zu entscheiden, die auch mobil einsetzbar sind. Durch die Mobilität könnt ihr die Kassen leicht und schnell auf- und abbauen, und sie funktionieren auch normalerweise für eine gewisse Zeit ohne Stromzufuhr. Es sollte bedacht werden, dass es nicht nur Registrierkassen, sondern auch Bondrucker braucht, um der Belegerteilungspflicht nachzukommen. Einige Softwares funktionieren per App auf vielen mobilen Endgeräten. Wegen Kompatibilitätsproblemen und hohem Energieverbrauch raten wir bei Apps zur Vorsicht. Unter Umständen kann es zu Ausfällen kommen, die es zu vermeiden gilt. Hinzu kommt, dass die privaten Handys eurer Mitarbeiter*innen nicht versichert sind. Mobile Endgeräte zum Mieten können daher die bessere Option sein.

Es kann allerdings zu Abweichungen kommen, die erwähnt werden sollten.

Spenden

Seid ihr ein Verein, dann könnt ihr grundsätzlich Spenden einheben, jedoch müsst ihr zwischen echten und unechten Spenden unterscheiden. Läuft euer Open Air unter freiem Eintritt und es findet sich z. B. neben dem DJ-Pult eine Spendenbox, so handelt es sich um eine echte Spende. Diese ist steuerfrei. Hebt ihr jedoch Spenden als Gegenleistung für Eintritt oder für Getränke ein, so handelt es sich um eine unechte Spende, und die Einnahmen werden steuerpflichtig.

Kleinunternehmerregelung

Seid ihr Einzelunternehmer*in oder ein Kleinunternehmen und euer Jahresumsatz beläuft sich auf unter 35.000 Euro netto, so fallt ihr unter die Kleinunternehmerregelung und eure Einnahmen sind umsatzsteuerbefreit. 

Gemeinnützige Vereine

Grundsätzlich können gemeinnützige Vereine steuerbefreit sein und im Zuge von Open Airs einen umsatzsteuerbefreiten Eintritt einheben, wenn diese Veranstaltung einem dem Gemeinwohl dienenden Vereinszweck erfüllt. Diese Variante ist in der Theorie zwar prinzipiell machbar, allerdings im Falle eines klassischen Open Airs schwer zu argumentieren und mit einer sehr peniblen Buchführung verbunden. 

Solltet ihr euch für dieses Modell interessieren, holt euch weitere Informationen und lasst euch von der auf Vereine spezialisierten IG Kultur Wien genau beraten.

Weiterführende Informationen zur Registrierkassenpflicht findet ihr bei der WKO.

01.2.5 AKM-Gebühren

Publikumstanz (PT) ist erheblich für die Berechnung der AKM-Gebühren (Verwertungsgesellschaft für Musik).

Die AKM unterscheidet prinzipiell zwischen Einzel- und Dauerveranstaltungen. Bei Einzelveranstaltungen gibt es vier verschiedene Abrechnungsmodelle:

Die Berechnung des Aufführungsentgeltes erfolgt in der Weise, dass der dem jeweiligen Fassungsraum zugeordnete Faktor mit dem (durchschnittlichen) Eintrittspreis multipliziert wird.

  • Einnahmeabrechnung
    • ohne PT: 10 % der Bruttoeinnahmen vom Eintritt
    • mit PT: 14 % der Bruttoeinnahmen vom Eintritt
  • Fassungsraumabrechnung (Tabelle)
    • ohne PT: Faktor 6 pro € bei 100 Personen
    • mit PT: Faktor 11,10 pro € bei 100 Personen
  • Autonomer Tarif bzw. Normaltarif (Tabelle)
    • ohne PT: Faktor 10,96 pro € bei 100 Personen
    • mit PT: Faktor 20,83 pro € bei 100 Personen
  • Aufwandsabrechnung
    • ohne PT: 8 % der nachgewiesenen Musiker*innen- und Künstler*innen-Gagen
    • mit PT: 12 % der nachgewiesenen Musiker*innen- und Künstler*innen-Gagen

01.3 Haftung

Seid euch als Veranstalter*in bewusst, dass ihr für allfällige Verletzungen, Schäden und im schlimmsten Fall auch Todesfälle, egal ob durch Vorsatz oder durch Fahrlässigkeit entstanden, komplett haftet. Auch haftet ihr durch die sogenannte „Gehilfenhaftung“ für Fehlhandlungen des eigenen Personals und für das Personal von Subunternehmer*innen.

Im Zweifelsfall liegt die Haftung immer bei der*dem Veranstalter*in. Das kann so weit gehen, dass ihr auch z. B. durch Herunterfallen eines Astes auf eine*n Besucher*in belangt werden könnt. (Sollte ein Baumgutachten vorliegen und die Pflege der Bäume gewissenhaft umgesetzt worden sein, so obliegt die Haftung bei dem*der Gutachter*in.) Es kann also sehr schnell sehr teuer werden, wenn etwas passiert und die behördlichen Auflagen nicht eingehalten wurden.

Abhilfe schaffen nur Versicherungen (Details dazu sind im Kapitel 07.5), wobei von Standardverträgen abzuraten ist und ihr vielmehr die spezifischen Risiken eures Open Airs berücksichtigen solltet.

01.4 Kontrollen

Kontrollen durch Behörden oder die Polizei sind zwar unangenehme Prozeduren für Veranstalter*innen, jedoch unumgänglich, weshalb es umso wichtiger ist, auf die unterschiedlichen Kontrollen vorbereitet zu sein.

Ganz grundsätzlich sind laut Wiener Veranstaltungsgesetz sämtliche Organe der Behörden sowie die Landespolizeidirektion jederzeit (auch während des Auf- und Abbaus sowie der Proben) dazu berechtigt, die gesamte Veranstaltungsstätte zu betreten, zu besichtigen und zu kontrollieren. Darüber hinaus müsst ihr bei Veranstaltungen über 1.000 Personen rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn eine Begehung der Veranstaltungsstätte mit den Behörden und Polizei durchführen, bei der der rechtmäßige Zustand der Veranstaltungsstätte geprüft und dokumentiert wird. Sollten sich dabei Mängel ergeben, müsst ihr diese noch vor Veranstaltungsbeginn beheben, da ansonsten eine Unterlassung der Veranstaltung gefordert werden kann.

In der Praxis könnt ihr davon ausgehen, dass ihr so gut wie jedem Fall mit einem kurzen Besuch der Polizei zu rechnen habt, welche sich über den Status der Veranstaltung erkundigt bzw. über Lärmbeschwerden informiert.

Ebenso kommt es zu Besuchen durch die MA 36, welche Lautstärkekontrollen und sonstige veranstaltungstechnische Aspekte (Fluchtwege, Veranstaltungssicherheit etc.) kontrolliert. 

Solltet ihr Veranstaltungen mit Eintritt durchführen, kann es zu Besuchen durch die AKM kommen, die eine Einschätzung der Besucher*innen-Zahl durchführt.

Selten, aber doch kann es auch zu Kontrollen durch das Markt-, Arbeitsamt und durch die Finanzpolizei kommen, die insbesondere arbeits- und steuerrechtlich relevante Kontrollen bei Gastronomie, Einlass und sonstigem Personal durchführen kann. 

Praxistipp: Als Veranstalter*in musst du sämtliche Anmeldebestätigungen, Bewilligungen, Mitarbeiter*innen-Verträge und Aufzeichnungen über z. B. die Besucher*innen-Zahl jederzeit parat haben, um den Kontrolleur*innen möglichst schnell passende Antworten und Unterlagen liefern zu können.

Weiter geht es im Kapitel 02 - Wer bist du?

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