Anzeigepflichtige Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die keinen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, über welche die Behörde aber informiert werden muss.

Anzeigepflichtig ist eine Veranstaltung dann, wenn sie innerhalb eines Rahmens stattfindet, in dem die Behörde davon ausgeht, dass auch ohne besondere Auflagen niemand gestört oder gefährdet wird.

Veranstaltungen mit wenigen Besucher*innen, bei denen kein Verdacht besteht, dass sie eine Lärmbelästigung darstellen, können sich so den aufwendigen Genehmigungsprozess sparen. Bestehen daran Zweifel, kann die Behörde die Anzeige auch zurückweisen. Daher gilt es, die Anzeigepflicht im Vorhinein mit der Behörde abzuklären und die Veranstaltung rechtzeitig anzuzeigen, sodass ihr im Fall eines Einspruchs darauf reagieren könnt.

Für Open Airs gelten hier folgende Kriterien für anzeigepflichtige Veranstaltungen (sobald eure Veranstaltung einem dieser Kriterien nicht entspricht, ist sie anmeldepflichtig!):

• Besucher*innen: Veranstaltungen mit Musik mit bis zu 299 Besucher*innen gleichzeitig im Freien oder mit bis zu 199 Besucher*innen in Zelten.
  
  
• Lärm: Die Lärmgrenzwerte nach § 23 Abs. 3 des Wiener Veranstaltungsgesetzes dürfen nicht überschritten werden (z. B. von 7 bis 22 Uhr max. 55 dB [LAeq] in städtischen Wohngebieten).
  
  
• Sperrzeiten: Die Veranstaltung muss ausschließlich innerhalb der gesetzlichen Sperrzeiten stattfinden (06–22 Uhr).
  
  
• Gefahren: Die Veranstaltung darf kein besonderes Gefahrenpotenzial für die in § 18 Abs. 1 (Wr. VG) genannten Schutzinteressen (Vermeidung einer Gefährdung der Betriebssicherheit; Vermeidung einer Gefahr für Leben oder Gesundheit von Menschen; Vermeidung einer unzumutbaren Belästigung der Umgebung; Umweltschutz – insbesondere Boden, Wasser, Luft, Licht und Klima –; bau-, feuer-, gesundheits- oder sicherheitspolizeiliche Gründe; Jugendschutz; Tierschutz und veterinärrechtliche Aspekte; abfallrechtliche Gründe) aufweisen.
  
  
• Sachkenntnisse: Die Veranstaltung muss ohne Aufbauten, Gegenstände oder technische Einrichtungen, für die besondere Sachkenntnisse erforderlich sind, stattfinden.

Anzeigepflichtige Veranstaltungen können auch an Orten stattfinden, die keine Eignungsfeststellung haben. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Achtung: Auch wenn eure Veranstaltung „nur“ anzeigepflichtig ist, müsst ihr alle grundlegenden Regeln des Veranstaltungsgesetzes einhalten.

Anmeldepflichtige Veranstaltungen dürfen nur an Orten abgehalten werden, für die eine Eignung festgestellt wurde. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Im Zuge der Anmeldung wird einerseits geprüft, ob du als Veranstalter*in die notwendigen Voraussetzungen erfüllst (Kapitel 02). Andererseits wird die Eignung des Veranstaltungsortes festgestellt und die Sperrstunde wird festgelegt. Dafür ist neuerdings nur mehr ein Antrag notwendig.

In der Eignungsfeststellung werden alle Auflagen festgehalten, die zur Durchführung einer Veranstaltung an einem bestimmten Ort eingehalten werden müssen. Ob für einen Ort schon einmal eine Eignung festgestellt wurde, erfährt man bei dem*der Besitzer*in.

Praxistipp: Um allen Beteiligten Zeit und Nerven zu sparen, ist es wichtig, dass ihr eure Anmeldung unter Absprache mit den Behörden gut vorbereitet. Es lohnt sich daher jedenfalls, rechtzeitig einen Besprechungstermin bei der MA 36 wahrzunehmen.

Wurde für einen Ort schon einmal eine Eignung festgestellt, die euren Ansprüchen genügt, kann diese unabhängig von Veranstalter*in und Veranstaltungsart erneut verwendet werden.

Ob schon einmal eine Eignung festgestellt wurde, erfahrt ihr bei dem*der Eigentümer*in des Veranstaltungsortes. Mehr dazu findet ihr unter dem Punkt „Eignungsfeststellung“ in diesem Kapitel.

Bei der Anmeldung ist also nur noch anzugeben, auf welche Eignung sich der Antrag bezieht. Dabei ist darauf zu achten, dass die eingereichte Veranstaltung in Bezug auf Besucher*innenzahl und Lärmemissionen die Eignung nicht übersteigen darf. Hier wird nur mehr geprüft, ob der*die Veranstalter*in die notwendigen Voraussetzungen erfüllt. Ist das der Fall, wird die Veranstaltung genehmigt.

Zu beachten ist bei Musikveranstaltungen auch, dass die Position der Bühne und die Richtung, in die die Lautsprecher schallen, der Eignung entsprechen müssen und genehmigungspflichtig sind.

Soll die maximale Kapazität, die Sperrzeiten oder die Lautstärke die in der bestehenden Eignung festgelegten Werte überschreiten, ist das auf jeden Fall genehmigungspflichtig, fällt somit aus dem Rahmen der vereinfachten Anmeldung und muss den normalen Anmeldeprozess durchlaufen. 

Praxistipp: Doch auch wenn die geplante Veranstaltung deutlich kleiner ist als die in der Eignung festgestellte Veranstaltung, lohnt es sich unter Umständen, mit der MA 36 in Kontakt zu treten, da einige Auflagen unverhältnismäßig zum geplanten Unterfangen sein könnten.

Kleine Änderungen: Änderungen wie die Verminderung der Personenzahl, die Veränderung der Bestuhlung ohne Erhöhung der Personenzahl, der Austausch von gleichartigen Maschinen, Geräten oder Ausstattungen und geringfügige Änderungen, welche die Fluchtwege und Ausgänge oder tragende Bauelemente nicht beeinträchtigen, müssen nur noch angezeigt, aber nicht mehr genehmigt werden.

Mit dem Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 (Wr. VG) wurden die Einreichfristen (Zeitpunkt, bis zu welchem eine Veranstaltung spätestens eingereicht werden muss) durch Erledigungsfristen ersetzt.

Das bedeutet, dass das zuständige Magistrat innerhalb des gesetzlich geregelten Zeitrahmens eine Entscheidung bezüglich der Zu- oder Absage einer Veranstaltung erteilen muss.

Die Erledigungsfristen sind wie folgt festgelegt.

• Anzeigepflichtige Veranstaltungen
  • Spätestens eine Woche vor Beginn der Veranstaltung muss eingereicht werden.
  • Die Veranstaltung muss nicht genehmigt werden, die Behörde kann die Anzeige zurückweisen. Solltet ihr nach einer Woche Erledigungsfrist keine Rückmeldung erhalten haben, ist eure Veranstaltung angezeigt und darf stattfinden.
  • Ergibt sich aus der Anzeige, dass die Veranstaltung anmeldepflichtig ist (§ 4), hat die Behörde dies festzustellen und die Veranstaltung zu untersagen.
    
    
• Anmeldepflichtige Veranstaltungen
  • ein Monat bei bis zu 5.000 Gästen
  • drei Monate bei über 5.000 Gästen
    
    
• Vereinfachte Anmeldung (nur bei bestehender Eignungsfeststellung)
  • zwei Wochen bei bis zu 5.000 Gästen
  • vier Wochen bei über 5.000 Gästen

Praxistipp: Zum Zeitpunkt, als dieser Leitfaden verfasst wurde, gab es leider wenig Erfahrungswerte aufgrund von Covid-19 und dem damit einhergehenden Verbot von Veranstaltungen. Die Erfahrung der letzten Jahre hat dennoch gezeigt, dass ihr immer früher einreichen sollt als durch Fristen angegeben. Selbst wenn die Behörden euch innerhalb eines Monats eine Absage erteilen, könnt ihr immer noch nachbessern und erneut einreichen. Dementsprechend gilt: Je früher ihr dran seid, desto mehr Möglichkeiten zur Anpassung gibt es und umso wahrscheinlicher wird eure Veranstaltung stattfinden.

• Amtlicher Lichtbildausweis beziehungsweise Reisedokument für EWR-Bürger*innen. Nicht-EWR-Bürger*innen müssen einen*eine Geschäftsführer*in mit Wohnsitz in einem EWR-Vertragsstaat bestellen
  
  
• Meldezettel der Veranstalter*innen, wenn die in der Anmeldung angegebene Meldeadresse außerhalb Österreichs liegt
  
  
• Gegebenenfalls Auszug aus dem Firmenbuch bzw. Auszug aus dem Vereinsregister
  
  
• Wenn eine bevollmächtigte Person die Anmeldung der Veranstaltung vornimmt: Vollmacht der Veranstalter*innen
  
  
• Erklärung der Zuverlässigkeit oder Unterlagen, aus denen Verurteilungen oder Bestrafungen wegen im Ausland verwirklichter strafrechtlicher Tatbestände hervorgehen
  
  
• Genehmigung für den Veranstaltungsort
  
  
• Veranstaltungsbeschreibung
  • Veranstaltungsart
  • Beschreibung des Ablaufs der Veranstaltung
  • Höchstzahl der gleichzeitig und insgesamt anwesenden Besucher*innen sowie der sonst anwesenden Personen
  • Datum und Uhrzeit: Tag(e) der Veranstaltung unter genauer Angabe des Beginns und der Dauer
  • Ort der Veranstaltung und Bezeichnung der Veranstaltungsstätte (einschließlich Angaben über die Lage der Räumlichkeiten)
  • Angaben über musikalische Darbietungen oder sonstige lärmintensive Tätigkeiten
    
    
• Gegebenenfalls: Liegt für Teile einer Veranstaltungsstätte bereits eine Eignungsfeststellung (muss gleicher Aufbau/gleiches Set-up sein) vor, ist bei der Anmeldung darauf hinzuweisen

Plant ihr eine Veranstaltung an einem Ort, für den noch keine oder nur teilweise eine Eignungsfeststellung vorliegt, benötigt ihr überdies in zweifacher Ausfertigung:

• Pläne und Skizzen zum Veranstaltungsort inkl. Aufbauten
• Verzeichnis und Beschreibung der technischen Geräte, Anlagen und Einrichtungen
• schalltechnischer Nachweis nach Maßgabe des Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 § 23 Abs. 6
• bei mehr als 1.000 gleichzeitig teilnehmenden Besucher*innen: Haus- oder Platzordnung
• bei mehr als 2.000 insgesamt teilnehmenden Besucher*innen: Abfallkonzept
• bei mehr als 5.000 gleichzeitig teilnehmenden Besucher*innen: Sicherheits- und Sanitätskonzept
• Im Laufe des Verfahrens können noch weitere Unterlagen angefordert werden.

Open Airs finden fast immer an Orten statt, die keine Betriebsanlage und deshalb keine Betriebsanlagengenehmigung haben. Die Behörde muss feststellen, ob und unter welchen Umständen der Ort für die Veranstaltung, die du planst, geeignet ist. Diesen Prozess nennt man die Eignungsfeststellung. Sie kann bei großen Veranstaltungen mit komplexen Aufbauten, Technik- und Gastronomieanlagen etc. (zeit-)aufwendig und kostspielig ausfallen.

Mit dem neuen Veranstaltungsgesetz änderte sich auch einiges in puncto Eignungsfeststellung. Diese können künftig unabhängig von Veranstalter*in und Veranstaltungsart wiederverwendet werden. Anders gesagt muss die Behörde künftig an Orten, an denen schon einmal Veranstaltungen durchgeführt wurden, weitere Veranstaltungen unter denselben Bedingungen ohne erneute Prüfung der örtlichen Gegebenheiten erlauben.

Achtung: Sollten maßgebliche Veränderungen am Gelände vorgenommen, die Kapazität oder die Lautstärke erhöht werden, so muss auch trotz bestehender Eignungsfeststellung eine sogenannte spezielle Eignungsfeststellung beantragt werden. Im Rahmen dieser werden künftig nur mehr die notwendigen Änderungen innerhalb einer bestehenden Eignungsfeststellung verhandelt. Dies ist beispielsweise bei einer Änderung des Bühnenstandortes oder der Schallrichtung der Lautsprecher der Fall.

Folgende Änderungen müssen nur angezeigt, aber nicht genehmigt werden:

• Verminderung der Personenzahl
• Austausch von gleichartigen Maschinen, Geräten oder Ausstattungen
• geringfügige Änderungen, welche die Fluchtwege und Ausgänge oder tragende Bauelemente nicht beeinträchtigen
• Veränderung der Bestuhlung ohne Erhöhung der Personenzahl

Die Anmeldung eurer Veranstaltung kann online, schriftlich und in zweifacher Ausfertigung per Post oder Fax oder direkt bei der MA 36 erfolgen.

MA 36 – Technische Gewerbeangelegenheiten, behördliche Elektro- und Gasangelegenheiten, Feuerpolizei und Veranstaltungswesen
Dresdner Straße 75, 1200 Wien, 4. Stock, Zimmer 420
Telefon: +43 1 4000 36336
E-Mail: event@ma36.wien.gv.at
Öffnungszeiten des Eventcenters:
Mo.–Mi. 7.30–15.30 Uhr
Do. 7.30–17 Uhr
Fr. 7.30–15.30 Uhr

Kosten der Bescheinigung der rechtswirksamen Anmeldung einer Veranstaltung nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz (Stand Jänner 2020):

• bis 500 Personen: 18,00 Euro
• über 500 Personen: 50,00 Euro

• bis 100 Personen: 13,08 Euro
• bis 300 Personen: 26,88 Euro
• bis 500 Personen: 53,05 Euro
• über 500 Personen: 105,37 Euro

Bewilligung der Festsetzung einer späteren Sperrstunde nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz: 49,05 Euro.

Im Falle einer Eignungsfeststellung werden je nach Aufwand 250 - 300 Euro zusätzlich auf euch zukommen.

(Stand jeweils Jänner 2020)

Im Zuge einer Eignungsfeststellung wird die Kapazität eines Veranstaltungsortes festgelegt.

Für Veranstaltungsorte ohne Eignungsfeststellung gelten für die Berechnung der maximalen Kapazität folgende Regeln:

• für Sitzplätze an Tischen und bei Ausstellungsräumen: eine Person je Quadratmeter Grundfläche des Veranstaltungsraumes
• für Sitzplätze in Reihen: zwei Personen je Quadratmeter Grundfläche des Veranstaltungsraumes
• für Stehplätze auf Stufenreihen: zwei Personen je Laufmeter Stufenreihe
• für sonstige Stehplätze: drei Personen je Quadratmeter Grundfläche des jeweiligen Bereichs (wobei Verkehrs- und Fluchtwege nicht mitzurechnen sind)

Für Sitzplatzreihen gelten außerdem folgende Regeln:

Im Freien dürfen in einer Sitzplatzreihe, welche von zwei Seiten zugänglich ist, höchstens 40 Sitzplätze angeordnet sein. Ist der Zugang nur von einer Seite her möglich, sind in der Sitzplatzreihe höchstens 20 Sitzplätze zulässig. 

Für Veranstaltungen im Freien genügt auch eine Berechnung der anwesenden Personen aufgrund der Größe der Flächen und der Anzahl von Personen pro Flächeneinheit durch eine für solche Frequenzzählungen sachkundige Person, wenn die Veranstaltungsstätte keine räumlich begrenzte Einheit (z. B. durch Umzäunung) bildet. 

Sanitätspersonal ab 1000 Personen: Bei Veranstaltungen, zu denen gleichzeitig 1.000 bis 5.000 Personen erwartet werden, braucht ihr Notärztinnen*Notärzte und Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen. Die genaue Anzahl des erforderlichen Sanitätspersonals muss von einem gesetzlich zugelassenen Rettungsdienst festgelegt werden.

Sanitätspersonal ab 5000 Personen: Für Veranstaltungen über 5.000 Personen braucht ihr ein mit dem Rettungsdienst der Stadt Wien abgestimmtes Sanitätskonzept, das neben der genauen Anzahl des Sanitätspersonals auch die notwendige notfallmedizinische Ausstattung und Ausrüstung beinhaltet (§ 30 Wiener Veranstaltungsgesetz 2020  (Wr. VG)).

Polizeibeamt*innen ab 1000 Personen: Außerdem kann das Magistrat oder auch die Landespolizeidirektion eine Anzahl an Polizeibeamtinnen*Polizeibeamten bestimmen, die während der Veranstaltung durchgehend vor Ort sein müssen und denen jederzeit Zugang zum Gelände gewährt werden muss. Im Regelfall können bei Veranstaltungen ab 1.000 Besucher*innen zumindest drei Polizist*innen vorgeschrieben, bei größeren Veranstaltungen dementsprechend mehr.

Polizeibeamt*innen ab 5000 Personen: Seit dem Inkrafttreten des Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 (Wr. VG) müssen bei Veranstaltungen ab 5.000 Personen Sicherheitskonzepte gemeinsam mit der Polizei erstellt werden.

Kosten für Sanitätspersonal: Die Kosten für die Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen, die Notärztinnen*Notärzte sowie die Polizeibeamtinnen*Polizeibeamten trägt der*die Veranstalter*in, weshalb deren Anzahl frühzeitig abgeklärt werden sollte, um die Summe in die Kalkulationen zu inkludieren.

Der Stundenlohn kann variieren, liegt aber im Regelfall für Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen bei 20 Euro pro Stunde, für Notärztinnen*Notärzte bei 75 Euro pro Stunde und für Polizeibeamt*innen bei 17 Euro pro angefangene halbe Stunde. Es werden auch die benötigten Einsatzfahrzeuge verrechnet. Ein Rettungswagen kostet 80 Euro pro Stunde und ein Dienstfahrzeug der Polizei 13 Euro pro angefangene halbe Stunde.

Kosten für Polizeibeamt*innen: Die Kosten für Polizeibeamt*innen sind in der Verordnung für Sicherheitsgebühren festgehalten. Die 17 Euro pro angefangene halbe Stunde gelten nur zwischen 06:00 und 22:00 Uhr. Zwischen 22:00 und 06:00 Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen erhöht sich der Stundensatz auf 26 Euro pro angefangene halbe Stunde.

Dementsprechend kann festgehalten werden, dass je nach erwarteten Besucher*innen-Zahl auch die Kosten für Sanitätsgehilfinnen*Sanitätsgehilfen, Notärztinnen*Notärzte und Polizeibeamt*innen steigen. 

Praxistipp: Wenn die Anwesenheit der Polizei vorgeschrieben wird, dann sind es immer mindestens drei Polizist*innen – ein*e Kommandant*in, ein*e Jurist*in und ein*e Beamter*Beamtin.

Prinzipiell gibt es die Möglichkeit einer Sperrstundenstreckung, d. h. einer Verschiebung der Sperrstunde über 22:00 Uhr hinaus.

Abweichende Sperrzeiten kann die MA 36 nach Anhörung der Landespolizeidirektion Wien und dem*der Bezirksvorsteher*in unter Vorschreibung geeigneter Auflagen festlegen, wenn:

• dies aus sicherheitspolizeilichen Gründen, aus Gründen des Jugendschutzes, zur Wahrung anderer öffentlicher (meist kultureller) Interessen oder zur Vermeidung einer durch die Veranstaltung verursachten unzumutbaren Belästigung der Umgebung möglich ist.

Im Einzelfall auf Antrag, wenn:

• dies unter Bedachtnahme auf die Art der Veranstaltung begründet ist, keine Gefahr unzumutbarer Belästigung der Umgebung besteht und öffentliche Interessen nicht beeinträchtigt werden.

Achtung: Über abweichende Sperrzeiten wird erst im Zuge des Anmeldeverfahrens entschieden. Das heißt je nach Einreichung gelten ein bis drei Monate Erledigungsfrist. Ihr solltet eure Veranstaltung also früh genug anmelden, damit rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn Gewissheit über eure tatsächliche Sperrzeit herrscht. Deshalb ist es umso wichtiger, früh genug mit den Behörden und vor allem dem Bezirk in Kontakt zu treten, um einschätzen zu können, ob die Sperrstundenerstreckung gewährt wird.

Grundsätzlich seid ihr aufgrund der Kalte-Hände-Regelung erst ab 30.000 Euro netto Jahresumsatz registrierkassenpflichtig, sofern diese Einnahmen ausschließlich im Freien entstehen (für Indoor-Bars gelten 7.500 Euro). „Ausschließlich“ ist hier wortwörtlich zu nehmen, da bereits ein Euro Umsatz indoor die Kalte-Hände-Regelung außer Kraft setzt.

Solltet ihr jedoch ein größeres Open Air planen und mit höheren Umsätzen rechnen, lasst euch zusätzlich beraten, da es sehr unterschiedliche Systeme gibt, die sich in Handhabung und Preis unterscheiden.

Praxistipp: Es bietet sich an, sich für simple Registrierkassensysteme zu entscheiden, die auch mobil einsetzbar sind. Durch die Mobilität könnt ihr die Kassen leicht und schnell auf- und abbauen, und sie funktionieren auch normalerweise für eine gewisse Zeit ohne Stromzufuhr. Es sollte bedacht werden, dass es nicht nur Registrierkassen, sondern auch Bondrucker braucht, um der Belegerteilungspflicht nachzukommen. Einige Softwares funktionieren per App auf vielen mobilen Endgeräten. Wegen Kompatibilitätsproblemen und hohem Energieverbrauch raten wir bei Apps zur Vorsicht. Unter Umständen kann es zu Ausfällen kommen, die es zu vermeiden gilt. Hinzu kommt, dass die privaten Handys eurer Mitarbeiter*innen nicht versichert sind. Mobile Endgeräte zum Mieten können daher die bessere Option sein.

Es kann allerdings zu Abweichungen kommen, die erwähnt werden sollten.

Spenden

Seid ihr ein Verein, dann könnt ihr grundsätzlich Spenden einheben, jedoch müsst ihr zwischen echten und unechten Spenden unterscheiden. Läuft euer Open Air unter freiem Eintritt und es findet sich z. B. neben dem DJ-Pult eine Spendenbox, so handelt es sich um eine echte Spende. Diese ist steuerfrei. Hebt ihr jedoch Spenden als Gegenleistung für Eintritt oder für Getränke ein, so handelt es sich um eine unechte Spende, und die Einnahmen werden steuerpflichtig.

Kleinunternehmerregelung

Seid ihr Einzelunternehmer*in oder ein Kleinunternehmen und euer Jahresumsatz beläuft sich auf unter 35.000 Euro netto, so fallt ihr unter die Kleinunternehmerregelung und eure Einnahmen sind umsatzsteuerbefreit. 

Gemeinnützige Vereine

Grundsätzlich können gemeinnützige Vereine steuerbefreit sein und im Zuge von Open Airs einen umsatzsteuerbefreiten Eintritt einheben, wenn diese Veranstaltung einem dem Gemeinwohl dienenden Vereinszweck erfüllt. Diese Variante ist in der Theorie zwar prinzipiell machbar, allerdings im Falle eines klassischen Open Airs schwer zu argumentieren und mit einer sehr peniblen Buchführung verbunden. 

Solltet ihr euch für dieses Modell interessieren, holt euch weitere Informationen und lasst euch von der auf Vereine spezialisierten IG Kultur Wien genau beraten.

Weiterführende Informationen zur Registrierkassenpflicht findet ihr bei der WKO.