06 Gewerbe und Gastronomie

Der Open Air Guide der Vienna Club Commission macht es Veranstalter*innen einfacher unter freiem Himmel zu veranstalten. Darin sind Praxistipps und wichtige Vorschriften enthalten. In Kapitel 6/8 bekommst du Infos zu Gastronomie und Gewerbe.

Inhalt

06.1 Einleitung

Ein Open Air ohne Getränke ist kaum denkbar. Allerdings sollte beim Getränkeausschank und generell bei gastronomischen Tätigkeiten einige Grundlagen beachtet werden, denn Fehler passieren schnell und die können teuer werden. Deswegen werden wir euch kurz einige essenzielle Schritte skizzieren.

Vorab solltet ihr bedenken, dass das Betreiben von Gastronomie zwar eine gute Möglichkeit zum Erzielen von Umsätzen ist, dies aber auch an allerhand Auflagen sowie Logistik- und Personalmanagement-Kenntnisse gebunden ist.

Praxistipp: Solltet ihr gar keine Ahnung haben, wäre es ratsam, dass ihr euch eine*n Partner*in mit einem Gastronomiegewerbeschein an Bord holt, die*der für euch die Organisation und die Durchführung der Gastronomie übernimmt.

Eure Einnahmen werden nicht unbedingt weniger sein, da Fachleute auf kompetente und effiziente Strukturen sowie Erfahrung zurückgreifen und somit den Umsatz eher steigen als fallen lassen. Für euch bedeutet das weniger Aufwand und Risiko.

Gastronomie heißt nicht nur Bars aufstellen und Dosenbier verkaufen. Es gilt hier einiges zu beachten, damit der Getränkeausschank problemlos über die Bühne geht und am Ende keine bittere Überraschung auftaucht (wie z. B. Geldstrafen).

06.2 Gewerberordnung

Das Organisieren von Veranstaltungen stellt ein freies Gewerbe dar.

Das heißt, dass es für die Anmeldung eines Veranstaltungsgewerbes lediglich eine Anmeldung bei der Gewerbebehörde braucht. Ein freies Gewerbe benötigt zum Anmelden lediglich die Einhaltung der allgemeinen Voraussetzungen und es braucht keine speziellen Nachweise oder ein Befähigungsnachweis. 

Grundsätzlich unterliegt die Verabreichung von Speisen und Getränken der Gewerbeordnung.

Dementsprechend braucht es ein angemeldetes Gewerbe, sei es als Verein oder als GmbH.

Außerdem muss ein*e gewerberechtliche*r Geschäftsführer*in bestellt und betriebsanlagenrechtliche Vorschriften müssen eingehalten werden. Der*Die gewerberechtliche Geschäftsführer*in braucht zur Anmeldung einen Befähigungsnachweis, sprich eine Gastgewerbeberechtigung. Um diese zu erlangen, muss eine Gastgewerbebefähigungsprüfung abgelegt werden. Die Prüfung kann durch ein erfolgreich bestandenes Bachelorstudium umgangen werden und die Gewerbebefähigung kann ohne Prüfung beantragt werden. Ebenso müssen die folgenden persönlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

  • Eigenberechtigung
    Diese ist grundsätzlich mit dem Erreichen der Volljährigkeit (mit Vollendung des 18. Lebensjahres) gegeben.

  • Österreichische Staatsbürgerschaft, Staatsbürgerschaft eines EU- oder EWR-Landes bzw. Gleichstellung sonstiger Ausländer*innen

  • Fehlen von Ausschlussgründen
    Ausschlussgründe sind etwa gerichtliche Verurteilungen zu mehr als drei Monaten Freiheitsstrafe oder zu mehr 180 Tagessätzen Geldstrafe, Finanzvergehen oder Nichteröffnung des Konkursverfahrens mangels Vermögen, Verurteilungen nach den § 28–31 Suchtmittelgesetz, solange diese noch nicht aus dem Strafregister getilgt sind.

Hinweis: Eine Ausnahme stellen Vereine dar. Sie dürfen im Rahmen von Veranstaltungen gewerbliche Tätigkeiten ausführen, ohne dabei der Gewerbeordnung zu unterliegen, sofern diese Veranstaltungen eine Gesamtdauer von 72 Stunden im Jahr nicht überschreiten. 

06.2 Registrierkassen

Unabhängig davon, ob bei einer Veranstaltung eure Bar der Gewerbeordnung unterliegt oder nicht, kann es sein, dass ihr registrierkassenpflichtig seid.

Sollte eure GmbH oder euer Verein mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsatz erzielen, seid ihr registrierkassenpflichtig. 

Sollten eure Umsätze in den Jahren davor niedriger ausgefallen sein, seid ihr von der Registrierkassenpflicht befreit.

Es gilt jedoch zu beachten, dass es auch eine Belegerteilungsverpflichtung gibt. Das bedeutet, dass für jede Barzahlung ein Beleg erstellt und dem*der Kunden*Kundin überreicht werden muss. 

Hinweis: Eine Ausnahme stellt die Kalte-Hände-Regelung (Umsätze im Freien) dar. Hier gilt die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro, sofern die Umsätze zur Gänze im Freien erzielt werden. 

Praxistipps:

  • Manche Anbieter*innen haben kostengünstige Angebote für mietbare Registrierkassen. Es lohnt sich also im Zweifelsfall, Registrierkassen mitsamt Druckgeräten zu mieten, um möglichen Problemen in Bezug auf die Belegerteilungspflicht oder Umsatzgrenze entgegenzutreten.

  • Bei Open Airs empfiehlt es sich, auf mobile Systeme, die schnell auf- und abgebaut werden können, zu setzen. So könnt ihr euch an die Wetterlage anpassen und die oft sehr teuren Geräte nach Veranstaltungsende schnell und sicher lagern.

  • Die Software ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Wahl des Systems. Solltet ihr lediglich über den Tresen hinweg verkaufen, dann braucht ihr keine Software mit Tischverwaltung. Achtet hier auf einfache und intuitive Programme. Solltet ihr dazu spezifische Fragen haben, stehen euch unsere Berater*innen gerne mit Erklärungen und Empfehlungen zur Verfügung.

06.3 Personal/Arbeitsrecht

Beim Personal gilt es, darauf zu achten, dass die Anstellungsverhältnisse klar geregelt und alle ordnungsgemäß gemeldet sind. Es kann prinzipiell zwischen diesen Arbeitsverhältnissen unterschieden werden:

  • Teil-/Vollzeitangestellte*r: kaufmännische Dienste, Büroarbeiten und höhere Dienste
  • Teil-/Vollzeitarbeiter*innen: Kellner*innen, Fahrer*innen, Lagerarbeiter*innen, Bauarbeiter*innen

Der größte Unterschied zwischen Arbeiter*innen und Angestellten lag bis zum 01.01.2021 in den Kündigungsfristen, diese wurden allerdings mittlerweile angeglichen.

Mehr Informationen findet ihr bei der WKO Wien.

  • Fallweise Beschäftigung
    Kann angewendet werden, wenn ein*e Arbeitnehmer*in in unregelmäßiger Folge tageweise bei dem*der gleichen Arbeitgeber*in beschäftigt ist. Die Beschäftigung darf zusammengerechnet nicht länger als eine Woche sein. 

    Dieses Modell ist besonders für Open Airs interessant, da jeder Tag bis zur Geringfügigkeitsgrenze ausgezahlt werden darf. Lasst euch dennoch von eurem*eurer Steuerberater*in erklären, was ihr genau zu beachten habt.
     
  • Geringfügig Beschäftigte
    Dürfen im Kalendermonat maximal 475,86 Euro verdienen. Ab zwei geringfügig Beschäftigten muss der*die Arbeitgeber*in zusätzliche 16,4 Prozent auf die gesamten Löhne von geringfügig Beschäftigten als Dienstgeberabgabe ans Finanzamt entrichten.

  • Freier Dienstvertrag
    Die jeweilige Person muss zwar durch den*die Arbeitgeber*in bei der Sozialversicherung gemeldet werden, allerdings hat die*der freie Dienstnehmer*in keine Bindung an Arbeitszeiten sowie Arbeitsort und ist auch keine Kontrolle durch den*die Dienstgeber*in gegeben.

  • Werkvertrag
    Der*Die Auftragnehmer*in verpflichtet sich zur Erbringung eines Erfolges oder der Herstellung eines Werkes. Es muss also eine greifbarer Erfolg vorliegen, damit der*die Auftragnehmer*in ein Honorar verlangen kann.

Weiterführende Informationen zu den Beschäftigungsformen findet ihr bei der WKO Wien.

Diese Anstellungsverhältnisse unterscheiden sich grundsätzlich von Selbstständigen.

Selbstständige können ihre Arbeitskraft zur Verfügung stellen und dafür Honorare verlangen. Sie haben kein Angestelltenverhältnis und müsse nicht von dem*der Arbeitgeber*in bei der Sozialversicherung angemeldet werden.

Besonders häufig für selbstständige Tätigkeiten im Rahmen eines Open Airs sind Ton-, Licht- sowie Bühnentechniker*innen.

Manche Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Kellnern, sind klar geregelt und dürfen nicht unter freiem Dienstvertrag oder Werkvertrag laufen. Kellner*innen sind immer Arbeiter*innen und unterliegen damit auch Kollektivverträgen.

Dienstverträge müssen also so aufgestellt werden, dass sie mindestens den Bedingungen der Kollektivverträge unterliegen, ansonsten sind sie ungültig. 

Eine Bar braucht auch immer Kellner*innen. Hier gilt zwischen Personen, die ein Entgelt. und jenen, die keines erhalten, zu unterscheiden. 

  • Vereinsmitglieder sowie Familienangehörige und Verwandte dürfen freiwillig und unentgeltlich aushelfen.

    Dies sollte allerdings durch eine schriftliche Vereinbarung festgehalten werden. Eine Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse ist in dem Fall nicht notwendig. Auch steuerliche Abgaben sind nicht zu verrichten.

  • Sollte ein Entgelt und/oder Trinkgeld ausgezahlt werden, liegt ein Dienstverhältnis vor, welches Pflichtversicherung und Steuerpflicht begründet. Trinkgeld gilt dann nicht als Entgelt, wenn es gleich in die Vereinskasse fließt.

Auch wenn ihr nicht der Gewerbeordnung unterliegen solltet, gelten die Maßnahmen zum Arbeitnehmer*innen-Schutz sowie die gängigen Sicherheitsmaßnahmen in der Gastronomie.

Egal ob ihr euch für freiwillige Helfer*innen oder Arbeitnehmer*innen mit Entgelt entscheidet, in beiden Fällen müsst ihr als Veranstalter*innen für ihre Sicherheit garantieren.

Im Open-Air-Bereich gibt es zwar nicht zwingend Räume, dennoch sind folgende Maßnahmen zu beachten:

  • Raumhöhe (gilt auch für Überdachungen wie z. B. Zelte): Die durchschnittliche Raumhöhe muss mind. drei Meter betragen.
  • Bodenfläche: Für jede*n Arbeitnehmer*in müssen mind. zwei Quadratmeter zusammenhängende freie Bodenfläche zur Verfügung stehen. Die Bodenfläche muss außerdem rutschfest sein.

Die Verantwortung liegt hier stets bei dem*der Arbeitgeber*in.

Hier verweisen wir auf die gut ausgearbeiteten Erklärungen der WKO zur Arbeitsplatzevaluierung.

Bei jeder Bar muss ein Erste-Hilfe-Kasten der ÖNORM Z 1020 vorliegen.

Ebenso braucht ihr bei bis zu 19 Mitarbeiter*innen ein*en ausgebildete*n Ersthelfer*in. Für jede weitere zehn Mitarbeiter*innen braucht es jeweils eine*n weitere*n Ersthelfer*in (bei 39 Mitarbeiter*innen braucht ihr also drei Ersthelfer*innen).

Praxistipp: Beim Ausschank von Getränken gibt es mehrere Aufgaben, auf die geachtet werden muss. Es gilt nicht nur, die Getränke über den Tresen zu reichen und zu verkaufen, sondern die Kühlschränke müssen regelmäßig nachgefüllt, die Biere gezapft und die Oberflächen gereinigt werden. Als Richtwert kann ein*e Kellner*in pro zwei Meter Barfläche empfohlen werden. Je nach Größe eures Open Airs lohnt sich eine klare Aufgabenteilung wie z. B.:

  • Kellner*in: nimmt die Bestellung auf, bereitet Getränke vor und kassiert ab.
  • Zapfer*in: Bier ist nicht nur bei Open Airs das meistverkaufte Getränk. Ein*e Zapfer*in pro vier Kellner*innen kann die Arbeit erleichtern und Wartezeiten am Tresen verkürzen.
  • Runner*in: füllt Kühlschränke auf, bringt Leergut weg und tauschen volle gegen leere Fässer aus.
  • Chefkellner*in: koordiniert die Arbeitsprozesse und achtet auf das Wohlergehen des Personals.
  • Pfandstelle: Damit der Druck von der Bar genommen wird, lohnt sich eine Pfandstelle, wo die Besucher*innen nur ihre leeren Becher zurückgeben und ihnen das Pfand ausbezahlt wird.

06.4 Logistik

Unter Logistik wird eine betriebliche Funktion verstanden, die sich u. a. mit der Planung und Durchführung von z. B. Güter- und Personenströmen befasst. Beide Elemente sind für Veranstaltungen und Gastronomie relevant.

Der Transport von Equipment sowie Anlieferungen von Getränken können in Wien zu einer Herausforderung werden, je nachdem wo und in welchem Ausmaß ihr euer Open Air plant.

Bei kleineren Open Airs können Lastenfahrräder ausreichen.

Sollte euer Open Air allerdings größere Dimensionen annehmen, dann werden diese nicht mehr ausreichen und ihr müsst mit hoher Wahrscheinlichkeit auf motorisierte Transportmöglichkeiten ausweichen. Diese benötigen für Parkanlagen sowie die Donauinsel Ausnahmegenehmigungen zum Befahren.

Bei der Donauinsel müsst ihr diese über die MA 45 – Wiener Gewässer anfragen, bei den Parkanlagen bei der MA 42 – Wiener Stadtgärten. Die Ausnahmegenehmigungen sind immer nur für ein bestimmtes Nummernschild gültig und müssen im Vorhinein angefragt werden. Erstellt deswegen am besten eine Liste, wo alle Nummernschilder von euren Lieferant*innen gesammelt werden, um sie rechtzeitig anzumelden. 

Darüber hinaus gelten für verschiedene Flächen wieder Sonderbestimmungen. Um den Prater zu befahren, braucht es zum Beispiel die Erlaubnis der Prater Wien GmbH.

Die meisten Getränkelieferant*innen liefern euch die Getränke und holen die Restbestände sowie Pfandflaschen auch wieder ab. Wichtig ist es, in diesen Fällen auf Kommission zu bestellen, d. h. es wird nur bezahlt, was auch konsumiert wurde. 

Praxistipp: In den meisten Wiener Parkanlagen und Stadtgärten ist die Zufahrt mit motorisierten Fahrzeugen nicht gestattet. In diesen Fällen können Lastenfahrräder aushelfen. Einfach dem*der Lieferanten*Lieferantin eine möglichst nahe Adresse, wo die Zufahrt gestattet ist, angeben und mit dem Lastenfahrrad die Getränke mitsamt notwendigem Equipment hin- und hertransportieren. 

Es lohnt sich, ein gut organisiertes Lager mit einer klaren Aufteilung der unterschiedlichen Getränke anzulegen. Außerdem sollte Leergut klar ersichtlich getrennt gelagert werden. Ein Anfangs- und ein Endstand helfen euch darüber hinaus, Kontrolle über den Lagerbestand zu bewahren und bei der Abrechnung eine weitere Kontrollmöglichkeit zu haben.

Das Lager sollte darüber hinaus nicht zu weit von der Bar entfernt sein, um euch unnötige Laufwege zu ersparen. 

Das Thema der Hauptverkehrswege wurde schon im Kapitel Sicherheit behandelt. Allerdings sind Personenströme auch abseits davon eine Herausforderung bei Open Airs. Besonders wenn ihr keinen Eintritt verlangt, ist es manchmal unvorhersehbar, wie viele Besucher*innen schlussendlich wirklich kommen.

Aus diesen Gründen lohnt es sich trotz allem, einen Eingang oder auch Eingänge zu errichten, wo die Besucher*innen gezählt werden, um ein Überstrapazieren des Geländes und somit eine Gefährdung der Besucher*innen zu vermeiden. Darüber hinaus sollten die Ausgänge getrennt von den Eingängen geplant werden, um Engstellen zu vermeiden.

Auch an den Bars und Essensständen können durch eine bewusste Planung Ansammlungen von Menschen vermieden werden. Es sollte auf genügend Platz zwischen Bars und Tanzfläche geachtet werden, aber auch auf genügend Platz zwischen den Food-Trucks.

Praxistipp: Eine klare Aufteilung des Geländes mit Tanzflächen, mehreren Standorten fürs Bars und Food-Trucks sowie ausreichend sanitäre Anlagen helfen bei der Vermeidung von Engstellen.

06.5 Getränkeausschank

Nachdem erklärt wurde, was bei Transport, Logistik und Personal zu beachten ist, werden wir hier kurz skizzieren, was sonst noch alles beim Getränkeausschank zu beachten ist.

Bei kleineren Veranstaltungen bis zu 200 Besucher*innen reichen Mehrweggebinde, sprich Pfandflaschen. Über Fässer, für zum Beispiel Bier und Wein, sollte erst bei größeren Veranstaltungen nachgedacht werden. Diese machen sich in solchen Fällen allerdings bezahlt.

Im Sinne der Richtlinien der Stadt Wien und der seit 2010 in Wien bestehenden Dachmarke ÖkoEvent sind Mehrweggebinde zu empfehlen.

Dementsprechend sollten beim Ausschank von Getränken aus Fässern Mehrwegbecher eingesetzt werden. Prinzipiell lohnt sich auch das Umfüllen der Getränke in Mehrwegbecher, um Glasmüll und Glasscherben auf dem Gelände zu vermeiden. Solltet ihr euch für Mehrwegbecher entscheiden, sollte auch ein Pfandsystem zum Einsatz kommen.

Laut § 10 des Abfallwirtschaftsgesetzes müssen bei Veranstaltungen mit über 1.000 Besucher*innen Mehrwegsysteme zum Einsatz kommen.

Dies gilt für Getränke wie auch für die Verabreichung von Speisen. Als Mehrwegsysteme gelten Gebinde (z. B. Becher, Flaschen, Fässer), die nach einer Reinigung erneut verwendet werden können. Im Gegensatz dazu stehen Einweggebinde, die nach einmaligen Gebrauch weggeworfen werden müssen (z. B. Einwegbecher und Einwegflaschen, aber auch Dosen).

Praxistipps:

  • Solltet ihr euch für Fässer entscheiden, dann braucht ihr auch Zapfanlagen. Hier gilt es, zwischen Trocken- und Nasskühlern zu unterscheiden. Erstere brauchen immer Strom, da sie sonst nicht kühlen können. Nasskühler hingegen müssen mit Wasser gefüllt werden, welches dann so weit heruntergekühlt wird, dass es friert.

    Sollte es zu Stromausfällen kommen, funktionieren die Nasskühler, sofern das Wasser zu Eis geworden ist, weiterhin. Bitte unbedingt bei dem*der Lieferanten*Lieferantin informieren, welche Art von Kühlgerät ihr geliefert bekommt und wie viel Kilowatt Strom dies verbraucht.

  • Es lohnt sich auch, Fässer an heißen Tagen kühl zu stellen, bevor ihr sie an die Zapfanlage anschließt. Sollte der Temperaturunterschied zu groß sein, kann es vorkommen, dass die ersten gezapften Biere nur aus Schaum bestehen.

  • Da beim Getränkeausschank viel mit Flüssigkeiten hantiert wird, solltet ihr auf Sicherheit bei der Stromversorgung achten. Idealerweise wasserfeste Stromverteiler (Mehrfachstecker) benutzen und die am besten zusätzlich mit Mülltüten umwickeln und mit Duct Tape abkleben. Außerdem solltet ihr sie an Stellen fixieren, wo nichts daraufgestellt werden und niemand darüber stolpern kann.

  • Legt euch eine Inventarliste an, wo ihr vor dem Event alles hineinschreibt, was ihr zusätzlich für einen ordentlichen Barbetrieb braucht. 
    Hier eine kleine Checkliste:
    • Küchenrolle
    • Schwämme
    • Mülltüten
    • Mistkübel
    • Flaschenöffner
    • Korkenzieher
    • Strohhalme aus Pappe oder anderen wiederverwertbaren Materialien
    • 2-cl-Abmesser oder Messbecher mit 2 bzw. 4 cl
    • Desinfektionsmittel
    • Reinigungsmittel
    • Eisboxen
    • große Plastikkisten für Leergut

  • Solltet ihr Shot-Becher brauchen, dann solltet ihr darauf achten, dass ihr welche kauft, die nicht zersplittern. So wird vermieden, dass die Grünflächen mit Plastiksplittern verschmutzt werden. Um zusätzlich zu verhindern, dass sie nachher überall verstreut herumliegen, könnt ihr Pfand verlangen.

06.6 Food-Trucks

Eine einfache Methode, um die Verpflegung der Gäste zu gewährleisten, sind externe Anbieter*innen, wie zum Beispiel Food-Trucks. Hier können wir allerdings nur allgemeine Tipps geben, worauf bei Open Airs zu achten ist, falls ihr beabsichtigt, Food-Trucks auf eurem Gelände stehen zu haben.

Solltet ihr also weitere Infos brauchen, könnt ihr euch auf der Seite der WKO zu Food-Trucks informieren.

Für Food-Trucks gelten bei Veranstaltungen, also auch bei Open Airs, die gleichen Regeln wie für alle anderen Essensstände auch. Es gibt auch ein paar zusätzliche Sachen, auf die geachtet werden sollte.

  • Vorab: Food-Trucks müssen eine bestehende Betriebsanlage besitzen. Sie sind zwar selbst für diese verantwortlich, allerdings kann es nicht schaden, euch mit einer schriftlichen Vereinbarung abzusichern, dass die Betreiber*innen diese auch wirklich besitzen und sie für diese zuständig sind.

  • Wichtig ist auch der Standort. Sollte ein Food-Truck auf einer Grünfläche stehen, solltet ihr euch vorab informieren, ob das überhaupt laut Besitzer*in der Grünfläche möglich ist. Ebenso sollte eine wasserdichte Plane unter dem Food-Truck liegen, um einen möglichen Treibstoffverlust (z. B. wegen einer tropfenden Zuleitung) aufzufangen.

  • Food-Trucks sollten mit allen erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet sein. Das heißt:
    • einer Löschdecke für den Fall eines Brandes
    • einem Erste-Hilfe Koffer (ÖNORM Z 1020)
    • dem/den passenden Feuerlöscher/-n

  • Bei Veranstaltungen mit 1.000 Besucher*innen oder mehr gilt auch für die Food-Trucks § 10 des Abfallwirtschaftsgesetzes. Das heißt, auch diese müssen Mehrweggeschirr anbieten. Der*Die Veranstalter*in haftet in diesem Fall für die Einhaltung des Gesetzes.

  • Food-Trucks haben keine eigene Stromerzeugung, dementsprechend muss es vor Ort eine externe Stromversorgung geben. Im Regelfall reicht eine 16-A-Leitung (Starkstromleitung), es kann aber auch vorkommen, dass eine 32-A-Leitung gebraucht wird. Dies bitte unbedingt vorab mit den Betreiber*innen der Food-Trucks abklären.

06.7 Marktstände

Bei Marktständen gelten ähnliche Sicherheitsbestimmungen wie auch bei den Food-Trucks. Grundsätzlich sind diese aber weniger streng, da hier keine Lebensmittel verabreicht, geschweige denn zubereitet werden.

Wichtig ist auch hier, dass die Marktstände den Brandschutzverordnungen unterliegen und auf den Arbeitnehmer*innen-Schutz geachtet wird. Bei den Aufbauten solltet ihr also unbedingt darauf achten, dass diese konform zu den rechtlichen Auflagen auf dem Gelände sind. 

Ähnliches gilt für Registrierkassen und die Belegerteilungspflicht. Um euch rechtlich abzusichern, sollten AGB (allgemeine Geschäftsbedingungen) ausgearbeitet werden, die das Verhältnis zwischen euch und den Betreiber*innen der Marktstände rechtlich festhalten.

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