07 Wichtige Unterlagen

Der Open Air Guide der Vienna Club Commission macht es Veranstalter*innen einfacher unter freiem Himmel zu veranstalten. Darin sind Praxistipps und wichtige Vorschriften enthalten. In Kapitel 7/8 findest du wichtige Unterlagen zu Versicherungen, Abfall, Sicherheit, uvm.

Inhalt

07.1 Abfallwirtschaftskonzept

Mit 01.01.2011 trat eine neue Bestimmung im Wiener Abfallwirtschaftsgesetz in Kraft, die für Veranstaltungen, in deren Verlauf zusammengerechnet mehr als 2.000 Personen teilnehmen können, die Erstellung eines Abfallkonzeptes vorschreibt. 

Schon ab 1.000 Besucher*innen dürfen nach Möglichkeit nur Mehrweggebinde ausgegeben werden. 

Veranstalter*innen können sich bei der ÖkoEvent-Beratung der Stadt Wien beraten lassen. Vereine, öffentliche Einrichtungen und sozialökonomische Betriebe erhalten eine kostenlose Beratung, gewerbliche Veranstalter*innen eine geförderte.

Bei Veranstaltungen, die auf Liegenschaften im Eigentum der Stadt Wien stattfinden oder an denen insgesamt mehr als 1.000 Besucher*innen teilnehmen können, dürfen nach Möglichkeit nur Mehrweggebinde ausgegeben werden.

Ebenso müssen geeignete Möglichkeiten angeboten werden, diese zurückgeben zu können.

Wenn aus sicherheitspolizeilichen Gründen Mehrweggebinde und Mehrweggeschirr nicht verwendet werden dürfen, sind solche zu verwenden, die aus nachwachsenden Rohstoffen hergestellt werden (z. B. Holz, Karton).

Praxistipp: Separate Pfandstationen können bei größeren Veranstaltung die Bars ungemein entlasten. Solltet ihr kleinere Open-Air-Veranstaltungen planen, so reicht es, ein 1 Euro Pfand auf Gebinde (z. B. Flaschen, Mehrwegbecher) zu verlangen und an der Bar die Möglichkeit einzurichten, dass diese zurückgegeben werden können.

  • Eine Beschreibung der Art der Veranstaltung und eine Darstellung der abfallrelevanten Abläufe (z. B. Flyer verteilen etc.), die Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen können, und die Angabe der Fläche, die für die Besucher*innen öffentlich zugänglich ist

  • Angaben über Art, Menge und Verbleib der im Zuge der Veranstaltung zu erwartenden Abfälle

  • Maßnahmen zur Abfallvermeidung und getrennten Sammlung und Behandlung von Abfällen

  • Organisatorische Vorkehrungen zur Einhaltung abfallwirtschaftlicher Rechtsvorschriften

Mehr Informationen sowie ein Musterkonzept zur Abfallwirtschaft gibt es im Infoblatt der MA 42.

07.2 Sicherheitskonzept

Die Grundlagen für Sicherheitskonzepte werden im Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 (Wr. VG) festgehalten:

„§ 31. (1) Veranstaltungen, an denen mehr als 5.000 Besucherinnen bzw. Besucher gleichzeitig teilnehmen können, hat die Veranstalterin bzw. der Veranstalter der Anmeldung der Veranstaltung ein Sicherheitskonzept anzuschließen. Bei Veranstaltungen, die ein besonderes Gefahrenpotenzial für die in § 18 Abs. 1 genannten Schutzinteressen aufweisen, kann die Behörde auch bei Unterschreitung dieser Personenzahl die Vorlage eines solchen Konzepts verlangen.

(2) Das Sicherheitskonzept hat jedenfalls folgenden Mindestinhalt aufzuweisen:

  • Gefährdungsanalyse und Risikobeurteilung samt den sich daraus ergebenden erforderlichen Maßnahmen,
  • Ordnungsdienst,
  • Darstellung der Erreichbarkeit der Veranstaltung mit öffentlichen und individuellen Verkehrsmitteln,
  • Lenkung der Besucherinnen- bzw. Besucherströme,
  • Zufahrts- und Zutrittskontrollen,
  • Personenzählsystem,
  • Schutzmaßnahmen zur Abwehr von Personenschäden,
  • Technische Maßnahmen zur Weitergabe von Informationen an die Besucherinnen bzw. Besucher der Veranstaltung,
  • Organisation der Einsatzorganisationen und Kommunikation mit der Veranstalterin bzw. dem Veranstalter sowie untereinander, und
  • Alarm-, Räumungs- und Evakuierungspläne, unter Beachtung der Sicherheit von Menschen mit einer Behinderung. 

(3) Das Sicherheitskonzept ist auf Basis der durch die Landespolizeidirektion Wien erfolgten Einschätzung der abstrakten und konkreten Gefahrenlage durch die Veranstalterin bzw. den Veranstalter zu erstellen.“

07.3 Sanitäreinrichtungen

Die Ausstattung und genaue Anzahl an notwendigen Sanitäranlagen ist im Wiener Veranstaltungsgesetz 2020 (Wr. VG) (§ 28) und auch in den Richtlinien der Österreichischen Instituts für Bauwesen (OIB-Richtlinien) nicht explizit geregelt.

Fest steht, dass „ausreichend“ Toilettenplätze zur Verfügung gestellt werden müssen.

Wie viele das sind, obliegt der Einschätzung des Magistrats. 

Uns wurde berichtet, dass die Erfahrung gemacht wurde, dass meist ein Sanitäranhänger der MA 48 mit drei bzw. fünf Damenabteilen, einem Herrensitzabteil und fünf Urinalen für 600 bis 1.000 Menschen ausreichend ist.

Von Veranstalterseite wurde berichtet, dass das oft nicht ausreicht. 

Eine Orientierung könnte auch die Mindestausstattungsverordnung der Stadt Wien für Gastronomiebetriebe bieten.

¹Empfehlung der Vienna Club Commission.

Letztendlich gilt in diesem Fall, dass ihr mindestens so viele Toiletten zur Verfügung stellen müsst wie vorgeschrieben, ihr euch aber überlegen solltet, ob das wirklich ausreicht. Niemand möchte lange warten, um ein dringliches Geschäft zu erledigen, und niemand mag Uringeruch.

Hinweis: Ihr müsst Menschen mit Behinderungen die Möglichkeit einer WC-Benutzung bieten, bedenkt dies beim Anmieten.

Bei größeren Open-Air-Veranstaltungen mit mehreren Bühnen empfehlen wir euch, die Laufwege zu den Toiletten kurz zu halten und diese deshalb zentral zwischen den Bühnen zu positionieren oder auf mehrere Orte aufzuteilen. Ebenso macht es bei Konzerten, wo es nach einem Bandauftritt zu einem höheren Andrang bei den Sanitäranlagen kommt, Sinn, die Kapazitäten zu erhöhen, um Wartezeiten zu verkürzen.

Anbieter*innen von Mobil-WCs gibt es viele und über die MA 48 können auch ganze Sanitärcontainer angemietet werden.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen ist darauf zu achten, dass die Anlagen täglich entleert und gereinigt werden müssen. 

07.4 Finanzplan

Hinweis: Bedenkt bei der Budgetplanung, dass mit aller Wahrscheinlichkeit Vorauszahlungen werdet leisten müssen, wenn ihr als Unternehmer*in das erste Mal mit einem*einer Lieferanten*Lieferantin (Technik, Getränke, Ausstattung etc.) arbeitet.

07.5 Versicherung

Hinweis: Die Ausführungen zu Versicherungen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Eine Vereinshaftpflichtversicherung soll den Verein, dessen Organe und Mitglieder schützen bei: 

  • Anerkenntnis von berechtigten gesetzlichen Schadenersatzansprüchen, zu denen der Verein verpflichtet wird
  • Feststellung und Abwehr von unberechtigten Schadenersatzansprüchen Dritter jeweils aus
  • dem eigentlichen Betrieb der Vereine
  • der Durchführung von Veranstaltungen (Veranstalter*innen-Haftpflicht)
  • dem Innehaben und Verwenden von Grundstücken, Gebäuden und Räumlichkeiten, Anlagen, Einrichtungen und Geräten für die statutengemäßen Zwecke des Vereines.

Eine Rechtsschutzversicherung soll umfassen:

  • Schadenersatz-Rechtsschutz
  • Straf-Rechtsschutz für die Verteidigung in Strafverfahren vor Gerichten und vor Verwaltungsbehörden
  • Lenker*innen-Rechtsschutz für den Verein betreffende Fahrten

Eine Kollektivunfallversicherung soll für namentlich genannte Personen Unfälle versichern, die im Rahmen ihrer statutengemäßen und unentgeltlichen Tätigkeit geschehen, insbesondere:

  • bei Vereinsveranstaltungen
  • bei anderen Besorgungen für den Verein
  • auf dem direkten Weg zu oder von solchen Betätigungen.

Eine Veranstalter*innen-Haftpflichtversicherung kann je nach Art der Veranstaltung umfassen:

  • alle Personen- und Sachschäden, wenn diese nicht bereits durch eine Vereinshaftpflichtversicherung abgedeckt sind
  • Schäden an gemieteten Räumlichkeiten
  • Feuer-Regress (für den Fall, dass ein gemietetes Objekt durch Verschulden des Vereins abbrennt)
  • Bewirtung (für den Fall von Lebensmittelvergiftungen)
  • Zelte, Tribünen, Garderoben und bewachte Parkplätze
  • Tätigkeiten an beweglichen und unbeweglichen Sachen (für den Fall von Schäden durch  das Bearbeiten, Verwenden, Verwahren etc. von Sachen)
  • Vermögensschäden (für Fälle, denen kein Personen- oder Sachschaden vorausgeht, z. B. bei Schäden durch wegen verparkten Ausfahrten versäumte Termine u. Ä.)
  • Ausfallversicherung
  • Transportversicherungen für Ausstellungsstücke, technisches Equipment etc.

07.6 Sponsoring

In diesem Kapitel wird das Thema Sponsoring sehr allgemein behandelt. Ein paar allgemeine Tipps sollen euch dabei helfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Einen ausführlichen Sponsoring-Leitfaden hat Christina Pikl für die Vienna Club Commission verfasst.

Sponsoring kann eine gute Ergänzung für die Finanzierung eurer Veranstaltung darstellen.

Neben Werbekostenzuschüssen handelt es sich bei kleineren Veranstaltungen oft um Warensponsoring, welches in der Regel von Getränkelieferant*innen oder auch Getränkehersteller*innen ausgeht.

Allerdings sollte hier darauf geachtet werden, welche Konditionen mit dem jeweiligen Sponsoring zusammenhängen. Viele Sponsor*innen verlangen nämlich Gegenleistungen für ihre Zuwendungen. Das kann von Logopräsenz auf der Webseite bis hin zu Exklusivverträgen reichen. Während die Logopräsenz auf der Webseite oder auch im Programmheft weniger bedenklich ist, kann ein Exklusivvertrag für ein bestimmtes Getränk recht mühsam werden. 

Exklusivverträge verpflichten euch dazu, nur dieses eine Getränk zu verkaufen, ohne ähnliche Getränke anderer Anbieter*innen im Sortiment zuzulassen. Solltet ihr nur eine*n einzige*n Sponsoringpartner*in haben, kann das nebensächlich sein. Solltet ihr allerdings mehrere Partner*innen haben, kann die Sachlage schwieriger werden. Bei Energydrinks zum Beispiel kann es durchaus vorkommen, dass ihr keine anderen Energydrinks anbieten dürft. Was aber nun als Energydrink zählt und was nicht, ist dann oft Auslegungssache. 

Ebenso kann es bei Spirituosen-Hersteller*innen vorkommen, dass sie „Signature Drinks“ haben, bei denen sie wiederum vertraglich gebunden sind. Das heißt, während ihr einen Exklusivvertrag mit einem*einer Energydrinkhersteller*in eingegangen seid, geht ihr auch gleichzeitig mit einem*einer Wodkaproduzenten*Wodkaprodozentin einen Deal ein. Diese*r hat aber schon einen Vertrag, dass sein*ihr Wodka den Sommer über mit einem anderen Energydrink gemixt wird. In diesen Fällen können sich Kompromisse finden lassen, allerdings können solche Kollisionen auch mit einem Vertragsbruch enden.

Neben Exklusivrechten verlangen viele Getränkehersteller*innen eine Mindestabnahme an Getränken oder geben euch erst Rabatt, wenn ihr eine gewisse Menge oder ein gewisses Volumen verkauft habt.

Die Brauereien, Getränkehersteller*innen und die Getränkelieferant*innen können wichtige Sponsoringpartner*innen sein. Sie bieten neben Rabatten und Warensponsoring in den meisten Fällen auch kostenloses Inventar an. Das Inventar kann aus Biertischgarnituren, Zapfanlagen, Kühlschränken sowie aus Equipment für die Bars bestehen.

Hier gilt es, sich Angebote von unterschiedlichen Brauereien einzuholen und Preise sowie angebotenes Inventar miteinander zu vergleichen. Es sollte also nicht nur auf den Preis pro Liter geachtet werden, sondern auch auf das mitgelieferte Inventar.

Praxistipp: Auch gesponserte Getränke müssen im Stand erfasst werden. Solltet ihr diese für euren Backstage-Bereich oder das Personal aufwenden, muss das auch festgehalten werden.

Neben dem Getränkesponsoring, was für viele kleinere Open Airs die häufigste Variante ist, gibt es natürlich auch Sponsoringmöglichkeiten durch andere Unternehmen.

Hier gilt es, darauf zu achten, dass sie diese nicht mit zu vielen Gegenleistungen verbinden. Dies könnte unter anderem die Ästhetik eines Open-Air-Geländes maßgeblich beeinflussen und natürlich auch einen nicht unerheblichen Einfluss auf potenzielle Besucher*innen haben. 

Sponsoringtätigkeiten sind nur dann steuerlich absetzbar, wenn sie ausschließlich auf betrieblicher bzw. wirtschaftlicher Grundlage beruhen und wenn von dem*der Gesponserten angemessene Gegenleistungen in Form von Werbeleistungen getätigt werden.

Praxistipp: Die Leistung der Sponsor*innen, aber auch die Gegenleistungen sollten genau festgehalten werden. Ebenso ist eine genaue Dokumentation der erbrachten Gegenleistungen (z. B. durch Fotos der Werbeplakate oder Archivierung der Logopräsenz im Programmheft) hilfreich, wenn es im weiteren Verlauf zu Streitigkeiten oder Unklarheiten kommen sollte. Wichtig ist dabei, Ort und Zeitpunkt festzuhalten, wo und wann es zu den Werbeleistungen kommen sollte bzw. gekommen ist.

Weiter geht es im Kapitel 08 OAG - Weiterführende Infos

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